Wählen Sie den besten Ort für Ihre Arbeit - im Rahmen dieser Stelle ist es in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft möglich, bis zu einem durchschnittlichen Volumen von 60% der jeweiligen Arbeitszeit mobil (innerhalb Deutschlands) zu arbeiten.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Sie übernehmen die Teamassistenz für die Abteilung AT ST. In dieser Funktion sind Sie die primäre Assistenz des Head of AT ST.
• Sie koordinieren komplexe Terminkalender, setzen Prioritäten und lösen Terminkonflikte souverän.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für eine Vielzahl interner und externer Stakeholder – darunter internationale Ansprechpartner*innen, Gäste und Kund*innen.
• Sie bearbeiten Anfragen aus dem In- und Ausland und stellen eine professionelle Kommunikation sicher.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben wie Büroorganisation, Ablage- und Aktenmanagement, Pflege der Gleitzeitkonten, Bestellwesen, Unterstützung in der Rechnungsbearbeitung sowie den Abgleich der Kreditorenbuchhaltung unter Einhaltung interner Richtlinien.
• Sie planen Meetings und Workshops, erstellen Tagesordnungen, koordinieren Einladungen und Teilnehmende und organisieren Räume, Catering sowie weitere Logistik. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Präsentationen.
• Sie unterstützen die Einstellungsprozesse für neue Mitarbeitende in der Abteilung, inkl. Interviewtage und Onboarding.
• Sie organisieren Geschäftsreisen inklusive Flug- und Hotelbuchungen, Visa-Anträgen sowie der anschließenden Reisekostenabrechnung.
• Sie übernehmen weitere allgemeine Bürotätigkeiten wie Bestandsverwaltung und das Verfassen sowie Bearbeiten von Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache.
• Sie arbeiten eng mit den weiteren Assistenzen innerhalb von Advanced Therapies und innerhalb Siemens Healthineers zusammen und springen bei Bedarf als Back-up ein.

Ihre Qualifikationen und Erfahrung:

• Sie verfügen über eine kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung, die Sie befähigt das Profil zu erfüllen.
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-Bereich und sind sicher im Umgang mit internen und externen Führungskräften.
• Sie haben Erfahrung mit der Arbeit in einem internationalen Team und verfügen über eine ausgeprägte kulturelle Sensibilität.
• Sie sind versiert im Einsatz von MS Office-Produkten wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

Ihr Profil und Ihre Fähigkeiten:

• Sie punkten mit Ihrer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit und beherrschen die englische und deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift.
• Sie sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten, gelten darüber hinaus als Organisationstalent und gehen sensibel mit vertraulichen Daten um.
• Dank Ihrer Einsatzbereitschaft und Ihren organisatorischen Fähigkeiten gelingt es Ihnen, auch in herausfordernden Situationen den Überblick zu behalten.
• Es fällt Ihnen leicht, Prioritäten zu erkennen und verschiedene Tätigkeiten zuverlässig zu koordinieren.
• Sie bringen Leidenschaft und Innovationsfreude für das Gesundheitswesen mit und wollen das Gesundheitswesen mit uns in Zukunft gestalten.

Siemens Healthineers Deutschland wurde mit dem Zertifikat Great Place to Work® ausgezeichnet.