תיאור התפקיד: התפקיד הינו תמיכה אדמיניסטרטיבית בחטיבת הדיאגנוסטיקה לצוות מכירות, שירות והכספים. בנוסף, עוזר.ת אישית למנהל החטיבה. וכן, כל סיוע שנדרש במסגרת אדמין החטיבה.

כתמיכה אדמיניסרטיבית במח' שיווק ומכירות:

¨       סיוע בהכנת והגשת מכרזים, הכנות והגשות הצעות מחיר וחוזים, עמידה בלוחות זמנים

¨       מעקב ועדכון רציף של התהליך המכרזי מול הגורמים השונים

¨       ארגון כנסים ואירועי חטיבה מא'-ת', מעקב וטיפול בחסויות

¨       תכנון ומעקב אחר תקציב השיווק השנתי

¨       אחריות על מערכות מידע ודיווח פנים ארגוניות, הכנסת נתונים ולמערכות, הוצאת דו"חות

כעוזר.ת אישית:

¨       ניהול יומן מנהל החטיבה, לרבות קביעת פגישות, ישיבות ונסיעות בארץ ובחו״ל

¨       עבודה שוטפת מול מחלקות הארגון לצורך תיאום וביצוע החלטות הנהלת החטיבה

¨       עבודה מול ממשקים גלובליים

¨       תיאום ומעקב אחר טיסות ומלונות

¨       שיפור והטמעה של תהליכים אדמיניסטרטיביים יעילים

¨       ארגון נסיעות, לוגיסטיקה ולוחות זמנים מורכבים.

¨       בניית מצגות לקראת הרצאות, ישיבות, סיכום ועדכון פרוטוקולים של ישיבות

¨       תיאומים והעברת מסרים בין גורמים שונים בארגון

כתמיכה אדמיניסרטיבית בהנהלת ועובדי החטיבה:

¨       ניהול יומנים נוספים של מנהלי מחלקות

¨       תמיכה למנהלי ועובדי החטיבה בהחזרי הוצאות

¨       פתיחת ספקים, הזמנות רכש ואישור חשבוניות

¨       ניהול תהליך משובי שביעות רצון של לקוחות החטיבה, התנהלות מול הצוות הגלובלי

¨       אירוח קולגות מחו"ל ולקוחות

דרישות המשרה:

ü      ניסיון קודם בתפקיד דומה

ü      אנגלית ברמה גבוהה- חובה (התפקיד כולל התנהלות ותקשורת מול גורמים בחו"ל בכתב ובע"פ באופן שוטף)

ü      ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית במחלקת מכירות– יתרון

ü      היכרות עם מכרזים- יתרון

ü      עבודה בכל תוכנות OFFICE ומערכות ארגוניות נוספות- חובה

בנוסף:

¨       תודעת שירות גבוהה- חובה!!!

¨       יחסי אנוש מעולים ותקשורת בינאישית מצויינת

¨       ניסיון בעבודה עם גורמים בחו"ל

¨       יסודיות ויכולת עבודה בצוות

¨       יכולת התמודדות עם מספר משימות ועבודה תחת לחץ

¨       יכולת למידה עצמאית

¨       עמידה בזמנים ואחריות

¨       אסרטיביות, יוזמה, "ראש גדול" ויכולת תפקוד עצמאית